Gestion électronique des documents
Retrouvez chaque document en quelques secondes.
Dématérialisation, classement automatique, archivage sécurisé et circuits de validation : nous vous aidons à passer du papier au numérique, à votre rythme.
Vos enjeux
Ce que nos clients nous demandent le plus souvent
Du temps perdu à chercher
Documents éparpillés entre dossiers papier, messageries et disques partagés.
Conformité et conservation
Certaines pièces doivent être conservées longtemps, de façon fiable.
Facturation électronique
La généralisation de la facture électronique impose de revoir vos processus.
Notre offre
Ce que nous mettons en place
Numérisation
Reprise de vos archives papier et numérisation au fil de l'eau depuis vos multifonctions.
Classement automatique
Reconnaissance des documents et indexation sans ressaisie.
Archivage sécurisé
Conservation à valeur probante, droits d'accès et traçabilité.
Circuits de validation
Validation des factures fournisseurs, notes de frais et contrats en ligne.
Recherche plein texte
Un mot, un numéro, un nom de client : le document s'affiche.
Facture électronique
Accompagnement à la réception et à l'émission de factures électroniques.
Inclus dans chaque projet
- Audit Analyse de l'existant et de vos besoins.
- Installation Livraison, mise en service et paramétrage.
- Maintenance Interventions par nos propres techniciens.
- Formation Prise en main par vos équipes.
- Financement Achat, location ou abonnement.
Pourquoi Optima
Un partenaire local, engagé dans la durée
Une approche indépendante
Nous choisissons l'outil adapté à votre taille et à vos logiciels existants.
Intégration à votre parc
Numérisation directe depuis vos multifonctions, sans étape supplémentaire.
Accompagnement au changement
Formation de vos équipes et paramétrage selon vos processus.
Un entrepôt à Villeneuve-Loubet
Plus de 300 m² d'équipements et de consommables en stock, pour une grande réactivité dans toutes les Alpes-Maritimes.
Exemple de projet
Dématérialiser les factures fournisseurs d'un service comptable
Scénario type illustrant notre démarche.
La situation
Les factures arrivent par courrier et par email, circulent de bureau en bureau pour validation et s'accumulent dans des classeurs. Retrouver une pièce lors d'un contrôle prend du temps.
Notre intervention
- Numérisation des factures papier depuis le multifonction du service
- Classement automatique par fournisseur, date et montant
- Circuit de validation en ligne avec relances
- Archivage sécurisé et préparation à la facture électronique
Ce que vous obtenez
Des factures validées sans déplacement, retrouvées en quelques secondes et un service prêt pour la facturation électronique.
Étudions votre projet de dématérialisation
Monaco : +377 97 70 71 72 · France : +33 4 83 93 75 00 · contact@optima.mc